Konsep Dasar Pengantar Manajemen

PENGERTIAN PERENCANAAN 

Sebelum manajer dapat mengorganisasi, mengarahkan atau mengawasi, mereka harus membuat rencana-rencana yang memberikan tujuan dan arah organisasi. Dalam perencanaan, manajer memutuskan "apa yang harus dilakukan, kapan melakukannya, bagaimana melakukannya,dan siapa yang melakukannya". Jadi, perencanaan adalah pemilihan sekumpulan kegiatan dan pemutusan selanjutnya apa yang harus dilakukan,kapan, bagaimana, dan oleh siapa. Perencanaan yang baik dapat dicapai dengan mempertimbangkan kondisi di waktu yang akan datang dalam perencanaan dan kegiatan yang diputuskan akan dilaksanakan, serta periode sekarang pada saat rencana dibuat. 

Empat Tahap Dasar Perencanaan 

Semua kegiatan perencanaan pada dasarnya melalui empat tahap: 

Tahap 1: Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan. Perencanaan dimulai dengan keputusan-keputusan tentang keinginan atau kebutuhan organisasi atau kelompok kerja. Tanpa rumusan tujuan yang jelas, organisasi akan menggunakan sumber daya-sumber dayanya secara tidak efektif. 

Tahap 2: Merumuskan keadaan saat ini. Pemahaman akan posisi perusahaan sekarang dari tujuan yang hendak dicapai atau sumber daya sumber daya yang tersedia untuk pencapaian tujuan, adalah sangat penting, karena tujuan dan rencana menyangkut waktu yang akan datang Hanya setelah keadaan perusahaan saat ini dianalisis, rencana dapat dirumuskan untuk menggambarkan rencana kegiatan lebih lanjut. Tahap kedua ini memerlukan informasi-terutama keuangan dan data statistik yang didapatkan melalui komunikasi dalam organisasi. 

Tahap 3: Mengidentifikasikan segala kemudahan dan hambatan. Segala kekuatan dan kelemahan serta kemudahan dan hambatan perlu didentifikasikan untuk mengukur kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan. Oleh karena itu perlu diketahui faktor-faktor lingkungan infem dan ekstern yang dapat membantu organisasi mencapai tujuannya, atau yang mungkin menimbulkan masalah. Walaupun sulit dilakukan, antisipasi keadaan, masalah, dan kesempatan serta ancaman yang mungkin terjadi di waktu mendatang adalah bagian esensi dari proses perencanaan. 

Tahap 4: Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan. Tahap terakhir dalam proses perencanaan meliputi pengembangan berbagai alternatif kegiatan untuk pencapaian tujuan penilaian alternatif alternatif tersebut dan pemilihan, alternatif terbaik (paling memuaskan) diantara berbagai alternatif yang ada.

Hubungan Perencanaan Dengan Fungsi-Fungsi Manajemen Lainnya 

Dalam banyak hal, perencaraan adalah fungsi yang paling dasar dan meresap ke seluruh fungsi-fungsi manajemen lainnya. Fungsi perencanaan dan fungsi fungsi serta kegiatan-kegiatan manajerial lainnya adalah saling berhubungan, saling tergantung dan berinteraksi.

Pengorganisasian dan Penyusunan Personalia 

Pengorganisasian adalah proses pengaturan kerja bersama sumber daya-sumber daya keuangan, fisik dan manusia dalam organisasi. Perencanaan menunjukkan cara dan perkiraan bagaimana menggunakan sumber daya-sumber daya tersebut untuk mencapai efektivitas paling tinggi. Sebagai contoh, penyusunan personalia organisasi tidak akan dapat tersusun secara efektif tanpa perencanaan personalia.

Pengarahan 

Fungsi pengarahan selalu berkaitan erat dengan perencanaan. Perencanaan menentukan kombinasi yang paling baik dari faktor-faktor, kekuatan-kekuatan, sumber daya-sumber daya dan hubungan hubungan yang diperlukan untuk mengarahkan dan memotivasi karyawan. Fungsi pengarahan meliputi penerapan unsur-unsur tersebut menjadi pengaruh. 

Pengawasan 

Perencanaan dan pengawasan saling berhubungan sangat erat, sehingga sering disebut sebagai "kembar Siam" dalam manajemen Pengawasan adalah penting sebagai produk perencanaan efektif. Bagi manajer hal ini menunjukkan apakah rencana yang telah disusun realistik atau tidak, bila rencana tidak realistik atau praktek manajemen buruk akan menyebabkan rencana tidak dikerjakan seperti yang diharapkan. Oleh karena itu, pengawasan bertindak sebagai kriteria penilaian pelaksanaan kerja terhadap rencana. Pengawasan juga menjadi bagian dari rencana baru.

Rencana-rencana Strategik 

Sebelum strategi dapat diuraikan, organisasi perlu menetapkan suatu komponen vital: tujuan-tujuan organisasi. Tujuan organisasi memberikan dasar pengarahan kegiatan-kegiatan Strategi. Strategi adalah program umum untuk pencapaian tujuan-tujuan organisasi dalam pelaksanaan misi. Kata “program” dalam definisi tersebut menyangkut suatu peranan aktif, sadar dan rasional yang dimainkan oleh manajer dalam perumusan strategi organisasi. Strategi memberikan pengarahan terpadu bagi organisasi dan berbagai tujuan organisasi, dan memberikan pedoman pemanfaatan sumber daya-sumber daya organisasi yang digunakan untuk mencapai tujuan.

Strategi dapat juga didefinisikan sebagai pola tanggapan organisasi terhadap lingkungannya sepanjang waktu. Definisi ini mengandung arti bahwa setiap organisasi selalu mempunyai strategi walaupun tidak pernah secara eksplisit dirumuskan. Strategi menghubungkan sumber daya manusia dan berbagai sumber daya lainnya dengan tantangan dan resiko yang harus dihadapi dari lingkungan diluar perusahaan.

RENCANA-RENCANA STRATEGIK

1. Rencana-rencana Sekali Pakai 

Rencana sekali pakai  adalah serangkaian kegiatan terperinci yang kemungkinan tidak berulang dalam bentuk yang sama di waktu mendatang. Sebagai contoh perencanaan perusahaan untuk membangun gudang baru karena adanya perluasan usaha akan memerlukan rencana sekali pakai khusus bagi proyek tersebut, walaupun perusahan telah membangun sejumlah gedung lain di waktu yang lalu. Hal ini tidak dapat menggunakan rencana gudang yang lalu, karena persyaratan-persyaratan pembangunannya berbeda, seperti biaya konstruksi, lokasi, tersedianya tenaga kerja, pembatasan area, dan sebagainya. Tipe-tipe pokok rencana sekali pakai adalah program, proyek, dan anggaran. Bila alokasi sumber daya-sumber daya selama proses penganggaran tidak melibatkan tujuan-tujuan strategik, strategi organisasi dapat hanya mempunyai pengaruh terbatas pada kegiatan-kegiatan nyata. Jadi pengangguran sering menjadi proses perencanaan kunci melalui mana kegiatan-kegiatan lain dipilih dan dikoordinasikan.

2. Rencana-rencana Tetap 

Wujud umum rencana-rencana tetap adalah kebijaksanaan, prosedur dan aturan. Rencana-rencana ini sekali ditetapkan akan terus diterapkan sampai perlu diubah (modifikasi) atau dihapuskan. Sekali ditetapkan, rencana tetap memungkinkan para manajer menghemat waktu yang digunakan untuk perencanaan dan pembuatan keputusan karena situasi-situasi yang sama ditangani secara konsisten. 

Kebijaksanaan Suatu kebijaksanaan (policy) adalah pedoman umum pembuatan keputusan. Kebijaksanaan merupakan batas bagi keputusan, menentukan apa yang dapat dibuat dan menutup apa yang tidak dapat dibuat. Dengan cara ini, kebijaksasnaan menyalurkan pemikiran para anggota organisasi agar dapat konsisten dengan tujuan organisasi. Kebijaksanaan dapat menyangkut masalah-masalah penting ataupun masalah-masalah sederhana. 

Kebijaksanaan biasanya ditetapkan secara formal oleh para manajer puncak organisasi. Para manajer ini mungkin menetapkan kebijaksanaan karena (1) mereka merasa hal itu akan meningkatkan efektivitas organisasi; (2) mereka ingin berbagai aspek organisasi mencerminkan nilai-nilai pribadi mereka (sebagai contoh, penggunaan seragam pakaian), atau (3) mereka hendak menjernihkan berbagai konflik atau kebingungan yang telah terjadi pada tingkat bawah dalam organisasi. 

Kebijaksanaan dapat juga muncul secara informal dan pada tingkat-tingkat bawah suatu organisasi yang berasal dari serangkaian keputusan konsisten pada berbagai subjek yang dibuat melebihi suatu periode waktu. Sebagai contoh, bila ruang kantor dibagi menurut seperiode secara berulang-ulang, hal ini dapat menjadi kebijaksanaan organisasi. Faktor-faktor dalam lingkungan eksternal juga dapat menentukan kebijaksanaan seperti lembaga-lembaga pemerintah, yang memberikan pedoman-pedoman bagi kegiatan-kegiatan organisasi. 

Prosedur standar. Kebijaksaan dilaksanakan dengan pedoman-pedoman yang lebih terperinci, disebut “prosedur standar” atau “metoda satndar” atau sering dikenal sebagai “standard operating procedure” (SOP). Suatu prosedur emembrikan sejumlah intruksi yang terperinci untuk pelaksanaann serangkaian kegiatan yang terjadi secara teratur. Instruksi-instruksi terperinci iini mengarahkan para karyawan dalam pelaksanaan tugas-tugas dan membantu untuk menjamin pendekatan yang kinsisten pada situasi tertentu. Prosedur paling tidak sangat berguna untuk (1) menghemat usaha manajerial, (2) memudahkan pendelegasian wewenang dan penempatan tanggung jawab, (3) menimbulkan pengembangan metoda-metoda operasi yang lebih efisien, (4) memudahkan pengawasan, (5) memungkinkan penghematan personalia, dan (6) membantu kegiatan-kegiatan koordinasi. 

Aturan. Aturan (rules atau regulations) adalah pernyataan (ketentuan) bahwa suatu kegiatan tertentu harus atau tidak boleh dilakukan dalam situasi tertentu. Aturan digunakan untuk mengimplementasikan rencana-rencana lain dan biasanya merupakan hasil kebijksanaan yang diikuti dalam setiap kejadian. Dalam melaksanakan suatu aturan, para anggota organisasi tidak mempunyai pilihan melainkan harus mematuhinya. Dalam suatu kantor dimana aturan menentukan semua karyawan untuk bekerja sampai jam 16.00, manajer hanya dapat mencabut aturan bila terjadi suatu kejadian khusus, seperti sistem pendingin udara mati atau listrik padam.

Proses Perencanaan dan Hambatan Perencanaan 

Perencanaan strategik ialah suatu proses pemilihan tujuan-tujuan organisasi, penentuan strategi, kebijaksanaan, program-program yang diperlukan dan penetapan metode yang diperlukan untuk menjamin bahwa strategi dan kebijaksanaan telah diimplementasikan. Secara ringkas, langkah-langkah proses penyusunan rencana strategik dapat diuraikan sebagai berikut: 

1. Penentuan misi dan tujuan. 
2. Pengembangan profil perusahaan. 
3. Analisa lingkungan external (luar peruahaan). 
4. Analisa lingkungan internal yang meliputi kekuatan serta kelemahan dalam organisasi. 
5. Mengidentifiksi kesempatan maupun ancaman strategik. 
6. Pembuatan keputusan strategik. 
7. Pengembangan strategi perusahaan. 
8. Implementasi strategi. 
9. Peninjauan kembali dan evaluasi 

Dalam pembuatan suatu perencanaan, sering kita temui suatu kendala atau hambatan yang tentunya membuat kita sangat sulit memntukan pilihan maupun rencana. Sejumlah alasan mengapa banyak manajer yang ragu bahkan gagal dalam menetapkan tujuan dan membuat rencana bagi organisasi ataupun kelompok kerja mereka, berikut penyebabnya:

1. Kurangnya pengetahuan tentang organisasi. 
2. Kurang memahami lingkungan (internal dan external). 
3. Ketidak mampuan melakukan prediksi secara efektif. 
4. Kesulitan perencanaan operasi-operasi yang sekali pakai. 
5. Terkendala biaya. 
6. Takut gagal atau kurang percaya diri. 
7. Ketidak sediaan untuk menyingkirkan tujuan-tujuan alternatif (jalan pintas).

Proses Penetapan Tujuan Organisasi 

Merupakan usaha untuk menciptakan nilai-nilai tertentu melalui berbagai kegiatan yang akan dilaksanakan organisasi. 6 Unsur dasar yang melatarbelakangi penetapan tujuan organisasi adalah : 

1. Barang dan jasa yang diproduksi organisasi akan dapat memberikan berbagai manfaat, paling sedikit sama dengan harganya. 
2. Barang dan jasa dapat memuaskankebutuhan konsumen/ langganan. 
3. Teknologi yang digunakan dalam proses produksi akan menghasilkan barang dan jasa dengan biaya dan kualitas bersaing. 
4. Kerja keras dan dukungan seluruh sumber dayanya, organisasi dapat beroperasi dengan baik. 
5. Pelayanan manajemen akan memberikan public image yang mengguntungkan, sehingga mereka bersedia menanamkan modal dan menyumbangkan tenaganya untuk membantu sukses organisasi. 
6. Perusahaan mempunyai konsep diri (self concept) yang dapat dikomunikasikan dan ditularkan kepada para karyawan dan pemegang saham organisasi.

Bagikan Artikel ini