Pengantar Manajemen: Pengorganisasian Dan Struktur Organisasi

Pengertian Pengorganisasian

1. Pengertian dari pengorganisasian 

Pengorganisasian adalah suatu proses untuk merancang struktur formal, mengelompokkan dan mengatur, serta membagi tugas atau pekerjaan diantara para anggota organisasi, agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan efisien

a. Menurut G. R Terry: pengorganisasian berasal dari kata organism (organisme) yang merupakan sebuah eititas dengan bagian-bagian yang terintegrasi sedemikian rupa sehingga hubungan mereka satu sama lain dipengaruhi oleh hubungan mereka terhadap keseluruhan. 

b. Menurut Siagian (1983): Pengorganisasian adalah keseluruhan pengelompokan orang - orang, alat-alat, tugas, tugas,kewenangan dan tanggung jawab sedemikian rupa sehingga tercipta suatuorganisasi yang dapat digerakkan sebagai suatu kegiatan kesatuan yang telah ditetapkan. 

c. Drs.H. Malayu S. P. Hasibuan: adalah suatu proses penentuan, pengelompokan, dan pengaturan bermacam-macam aktifitas yang diperlukan untuk mencapai tujuan, menempatkan orang - orang pada setiap aktifitas ini, menyediakan alat-alat yang diperlukan, menetapkan wewenang yang secara relatif didelegasikan kepada setiap individu yang akan melakukan aktifitas-aktifitas tersebut. 

d. T. Hani handoko: sesuatu yang digambarkan sebagai sesuatu yang tersentralisasi dan berisi tugas-tugas yang sangat terspesialisasikan. 

e. Kamus lengkap bahasa indonesia: Pengorganisasian adalah merupakan kegiatan merancang dan merumuskan struktur.

2. Proses pengorganisasian 

Proses pengorganisasian dapat ditunjukkan dengan tiga langkah prosedur berikut ini: 

• Pemerinci seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi. 
• Pembagian beban pekerjaan total menjadi kegiatan-kegiatan yang secara logika dapat dilaksanakan oleh satu orang. Pembagian kerja sebaiknya tidak terlalu berat sehingga tidak dapat diselesaikan, atau terlalu ringan sehingga ada waktu menganggur, tidak efisien dan terjadi biaya yang tidak perlu. 
• Pengadaan dan pengembangan suatu mekanisme untuk mengkoordinasikan pekerjaan para anggota organisasi menjadi satu-kesatuan yang terpadu dan harmonis. Mekanisme pengkoordinasi ini akan membuat para anggota organisasi menjaga perhatiannya pada tujuan organisasi dan mengurangi ketidak-efisienan dan konflik-konflik yang merusak.

Pelaksanaan proses pengorganisasian yang sukses, akan membuat suatu organisasi dapat mencapai tujuannnya. Proses ini akan tercermin pada struktur organisasi, yang mencakup aspek-aspek penting organisasi dan pengorganisasian, yaitu: 

• Pembagian kerja 
• Departementalisasi (Departementasi) 
• Bagan organisasi formal 
• Rantai perintah dan kesatuan perintah 
• Tingkat-tingkat hirarki manajemen 
• Saluran komunikasi 
• Penggunaan komite 
• Rentang manajemen dan kelompok-kelompok informal yang tak dapat dihindarkan.

Struktur Organisasi Dan Pembagian Kerja 

1. Definisi Struktur Organisasi Sturktur organisasi dapat didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi dikelola. Struktur organisasi menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap dan hubungan-hubungan dimana diantara fungsi-fungsi atau orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam organisasi. Struktur ini mengandung unsur-unsur spesialis kerja, standarlisasi, koordinasi, sentralisasi atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan atau besaran satuan kerja. 

2. Struktur organisasi Stuktur organisasi adalah kerangka atau susunan dan hubungan antarbagian, komponen, dan posisi dalam suatu perkumpulan. Struktur organisasi menspesifikasi pembagian aktivitas yang beraneka macam dihubungkan sampai batas tertentu, juga menunjukkan tingkat spesialisasi aktivitas kerja. Struktur organisasi juga menunjukkan hierarki dan struktur otoritas organisasi serta memperlihatkan hubungan pelaporannya. Struktur organisasi memberikan stabilitas dan kontinuitas yang memungkinkan organisasi mempertahankan kedatangan dan kepergian individu serta untuk mengkoordinasi hubungannya dengan lingkungan.

3. Faktor yang Mempengaruhi Struktur Organisasi Ernie (2006), menyatakan ada 4 faktor yang mempengaruhi struktur organisasi yaitu:

• Strategi Organisasi Strategi organisasi dibuat sebagai upaya pencapaian tujuan organisasi. Oleh karena itu, jika struktur organisasi dibentuk sebagai jalan untuk pencapaian tujuan maka struktur organisasi pun selayaknya sejalan dengan strategi organisasi. Maka, jika terjadi perubahan pada strategi organisasi akan berdampak pula pada perubahan struktur organisasi. 
• Skala Organisasi Organisasi dapat dibedakan skalanya menurut berbagai faktor diantaranya adalah dari jumlah penjualan, pangsa pasar hingga  jumlah tenaga kerja. Organisasi yang berskala besar artinya organisasi tersebut barangkali memiliki berbagai cabang diberbagai daerah dikarenakan pangsa pasarnya yang luas, dengan demikian memiliki tenaga kerja yang juga tidak sedikit. Tapi walaupun tanpa cabang, organisasi dapat dikatakan berskala besar jika tenaga kerja yang ada berjumlah ribuan seperti pabrik-pabrik  garmen penghasil produk-produk konveksi. Organisasi yang berskala besar karena ruang lingkup aktivitasnya yang luas maka memerlukan pendelegasian wewenang dan pekerjaan sehingga dalam mendesain struktur organisasinya pun perlu mempertimbangkan berbagai faktor yang terkait dengan aktifitas yang luas tersebut. Sedangkan organisasi berskala kecil biasanya memiliki jumlah tenaga kerja yang sedikit karena pangsa pasar yang mungkin masih sedikit, jumlah penjualan atau produksi yang juga sedikit. Organisasi yang berskala kecil biasanya memiliki struktur organisasi yang lebih sederhana dan tidak terlalu banyak terjadi pendelegasian wewenang dan pekerjaan. 
• Teknologi Faktor teknologi yang dimaksudkan disini adalah terkait dengan cara bagaimana suatu pekerjaan dilakukan. Selain itu juga, faktor teknologi terkait dengan penggunaan alat-alat bantu dalam sebuah organisasi. 
• Lingkungan Lingkungan yang dinamis menuntut organisasi juga untuk menyesuaikan diri secara dinamis. Proses penyesuaian yang dilakukan oleh organisasi juga termasuk dalam penentuan struktur organisasinya. Lingkungan yang dinamis akan mendorong organisasi untuk selalu menyesuaikan struktur organisasi dengan tuntutan lingkungan yang senantiasa berubah.

Fungsi Struktur Organisasi 

• Kejelasan Tanggung Jawab 

Setiap anggota organisasi harus bertanggung jawab dan apa yang harus dipertanggung jawabkan. Setiap anggota organisasi harus bertanggung jawab kepada pimpinan atau atasan yang memberikan kewenangan, karena pelaksanaan kewenangan itu yang harus dipertanggung jawabkan.

• Kejelasan Kedudukan 

Kejelasan kedudukan seseorang dalam struktur organsisasi sebenarnya mempermudah dalam melakukan koordinasi maupun hubungan karena adanya keterkaitan penyelesaian suatu fungsi yang dipercayakan kepada seseorang. 

• Kejelasan Uraian 

Tugas Kejelasan uraian tugas dalam struktur organisasi sangat membantu pihak pimpinan untuk melakukan pengawasan dan pengendalian, dan bagi bawahan akan dapat berkonsentrasi dalam melaksanakan suatu pekerjaan karena uraiannya yang jelas.

4. Pembagian Kerja 

Pembagian kerja adalah merupakan penjadwalan kerja personila karyawan di suatu perusahaan.Fungsi pembagian kerja ini untuk memudahkan dan menghindarkan bentrok kerja.Diwujudkan untuk mengelompokan tugas sesuai dengan tanggung jawab masing-masing personil atau unit kerja.Dengan jadwal ataupun definisi pembagian pekerjaan akan disesuaikan dengan kemampuan seorang atau unit lebih terlihat,dan yang jelas lebih mengurangi tingkat kerumitan.Yang pastinya akan lebih efektif dan efisiensi. Dalam perusahaan ataupun organisasi memiliki tingkat manajemennya masing-masing ,dari tingkat manajemen atas (top manager) atau (SPL) Stategic Planing Level,Midle manager atau (MCL) Manajement Control Unit,Tingkat manager paling bawah atau (OCL) Operational Control Level.Penjelasan dari tingkatan ini adalah:

a. Top manager (SPL) Strategic Planing Level 

Adalah Tingkat manager paling atas yaitu tugasnya adalah sebagai pembuatan Rencana/planing.Perumusan strategi dan sasaran.Biasanya tingkat management ini mengambil informasi dari lingkungan luar,maksutnya karna pentingnya informasi ini untuk kepentingan apa yang sedang dibutuhkan oleh masyarakat luas,dengan begini si manager ini membuat rencana apa yang harus dikerjakan oleh perusahaannya agar hasil produksinya nanti dapat mendapat minat tinggi dari konsumen luas 

b. Midle Manager (MCL) Management Control Level 

Adalah tingkatan manager tengah bertugas pengendalian managemen,Yaitu  membuat rumusan anggaran dan alokasi sumber daya.Melaksanakan tugasnya yang informasinya bersumber dari internal.dan membuat laporannya secara rinci karena dia bertanggng jawab melaporkana hasil dan kondisi perusahaan atau organisasi. 

c. Tingkat bawah manager (OCL) Operational Control Manager 

Adalah tingkatan manager paling bawah bertugas pengendalian operasional,yaitu pengendalian aktivitas dan laporan prestasi.Ikatan manajemen yang bertanggung jawab atas pekerja dibawahnya.Tingkat ini mengambil informasi dari internal,karena mengerjakan apa yang akan dilakukan oleh karyawan atau personil sesuai dengan rancangan dari manajement tingkat atas.Membuat laporan hasil kerja atau transaksi diperusahaan dengan rinci,karena tingkat ini bertugas melaporkan semua hal yang ada dalam perusahaan.

Bagan Dan Bentuk Organisasi 

Beberapa bentuk struktur organisasi: 

1. Struktur organisasi lini 

Organisasi Garis/ Lini adalah suatu bentuk organisasi dimana pelimpahan wewenang langsung secara vertical dan sepenuhnya dari kepemimpinan terhadap bawahannya. Bentuk lini juga disebut bentuk lurus atau bentuk jalur. Memiliki ciri-ciri: 

• Hubungan antara atasan dan bawahan masih bersifat langsung dengan satu garis wewenang 
• Jumlah karyawan sedikit 
• Pemilik modal merupakan pemimpin tertinggi 
• Belum terdapat spesialisasi 
• Masing-masing kepala unit mempunyai wewenang & tanggung jawab penuh atas segala bidang pekerjaan 
• Struktur organisasi sederhana dan stabil 
• Organisasi tipe garis biasanya organisasi kecil 
• Disiplin mudah dipelihara (dipertahankan) 

Keuntungan dari struktur organisasi ini adalah : 

1. Atasan dan bawahan dihubungkan dengan satu garis komando 

2. Rasa solidaritas dan spontanitas seluruh anggota organisasi besar 

3. Proses decesion making berjalan cepat 

4. Rasa saling pengertian antar anggota tinggi 

Kekurangan dari struktur organisasi ini adalah : 

1. Ada tendensi gaya kepernimpinan otokratis 

2. Pengembangan kreatifitas karyawan terhambat 

3. Tujuan top manajer sering tidak bisa dibedakan dengan tujuan organisasi 

4. Karyawan tergantung pada satu orang dalam organisasi

Gambar struktur organisasi Lini :

2. Struktur organisasi lini dan staff 

Organisasi Lini dan Staf adalah kombinasi dari organisasi lini dan organisasi fungsional. Pelimpahan wewenang dalam organisasi ini berlangsung secara vertikal dari seorang atasan pimpinan hingga pimpinan dibawahnya. Untuk membantu kelancaran dalam mengelola organisasi tersebut seorang pimpinan mendapat bantuan dari para staf dibawahnya. Memiliki ciri-ciri 

• Hubungan atasan dan bawahan tidak bersifat langsung Pucuk pimpinan hanya satu orang dibantu staff 
• Terdapat 2 kelompok wewenang yaitu lini dan staff 
• Jumlah karyawan banyak 
• Organisasi besar, bersifat komplek 
• Adanya spesialisasi 

Keuntungan dari struktur organisasi ini adalah : 

1. Ada pembagian tugas yang jelas 
2. Kerjasama dan koordinasi dapat dilaksanakan dengan jelas 
3. Pengembangan bakat segenap anggota organisasi terjamin 
4. Staffing dilaksanakan sesuai prinsip the right man on the right place 
5. Bentuk organisasi ini fleksibel untuk diterapkan 

Kekurangan dari struktur organisasi ini adalah : 

1. Tugas pokok orang-orang sering dinomorduakan. 
2. Proses decesion makin berliku-liku. 
3. Jika pertimbangan tidak terkontrol maka sering menimbulkan nepotism spoilsystem patronage 
4. Persaingan tidak sehat antara pejabat yang satu dengan pejabat lainnya 

Gambar struktur organisasi Lini & Staff :

3. Struktur organisasi fungsional 

Organisasi fungsional Yaitu suatu bentuk organisasi di mana kekuasaan pimpinan dilimpahkan kepada para pejabat yang memimpin satuan di bawahnya dalam satuan bidang pekerjaan tertentu. Memiliki ciri-ciri: 

• Pembidangan tugas secara tegas dan jelas dapat dibedakan 
• Bawahan akan menerima perintah dari beberapa atasan 
• Pekerjaan lebih banyak bersifat teknis 
• Target-target jelas dan pasti 
• Pengawasan ketat 
• Penempatan jabatan berdasarkan spesialisasi 

Keuntungan dari struktur organisasi ini adalah :

1. Program tearah, jelas dan cepat 

2. Anggaran, personalia, dan sarana tepat dan sesuai 

3. Kenaikan pangkat pejabat fungsional cepat 

4. Adanya pembagian tugas antara kerja pikiran dan fisik 

5. Dapat dicapai tingkat spesialisasi yang baik 

6. Solidaritas antar anggota yang tinggi 

7. Moral serta disiplin keija yang tinggi 

8. Koordinasi antara anggota berjalan dengan baik 

9. Mempromosikan ketrampilan yang terspesialisasi 

10. duplikasi penggunaan sumber daya yang terbatas 

11. Memberikan kesempatan karir bagi para tenaga ahli spesialis 

Kekurangan dari struktur organisasi ini adalah : 

1. Pejabat fungsional bingung dalam mengikuti prosedur administrasi 
2. Pangkat pejabat fungsional lebih tinggi dibandingkan kepala unit sehingga inspeksi sulit dilaksanakan 
3. Insiatif perseorangan sangat dibatasi 
4. Sulit untuk melakukan pertukaran tugas, karena terlalu menspesialisasikan diri dalam satu bidang tertentu 
5. Menekankan pada rutinitas tugas – kurang memperhatikan aspek strategis jangka panjang 
6. Menumbuhkan perspektif fungsional yang sempit 
7. Mengurangi komunikasi dan koordinasi antar fungsi 
8. Menumbuhkan ketergantungan antar-fungsi dan kadang membuat koordinasi dan kesesuaian jadwal kerja menjadi sulit dilakukan 

Gambar struktur organisasi fungsional :

Bagikan Artikel ini