Berbagai Teknik Dan Metoda Pengawasan

Perbedaan Tipe Metoda Pengawasan 

Metoda pengawasan terdiri atas dua kelompok, yaitu metoda bukan kuantitatif (non-quantitative) dan metode kuantitatif. 

Metoda Pengawasan Non-Kuantitatif 

Metoda pengawasan non-kuantitatif adalah metoda-metoda pengawasan yang digunakan manajer dalam pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen. Teknik-teknik yang sering digunakan meliputi: 

1. Pengamatan (control by observaton) 
2. Inspeksi teratur dan langsung (control by regular and spot inspection) 
3. Pelaporan lisan dan tertulis (control by report) 
4. Evaluasi pelaksanaan 
5. Diskusi antara manajer dan bawahan tentang suatu kegiatan Sistem-sistem dan metoda-metoda manajemen yang digunakan untuk tujuan pangawasan mencangkup juga management by objectives (MBO), manajement by exception (MBE), dan manajement information system (MIS).

Metoda pengawasan kuantitatif 

Pengawasan kuantitatif melibatkan angka-angka untuk menilai suatu prestasi. Beberapa teknik yang dapat dipakai dalam pengawasan kuantitatif : 

Anggaran 

Anggaran operasi, anggaran pembelanjaan modal, anggaran penjualan, anggaran kas.

Anggaran khusus, seperti planning programming, bud getting system (PBS), zero-base budgeting (ZBB), dan human resource accounting (HRA). 

Audit 

Internal audit, tujuannya adalah membantu semua anggota manajemen dalam melaksanakan tanggung jawab mereka dengan cara mengajukan analisis, penilaian, rekomendasi dan komentar mengenai kegiatan mereka. 

Eksternal audit, tujuannya menentukan apakah laporan   keuangan tersebut menyajikan secara wajar keadaan keuangan dan hasil perusahaan. 

Analisa Break-Even 

Menganalisa dan menggambarkan hubungan biaya dan penghasilan untuk menentukan pada volume berapa agar biaya total sehingga tidak mengalami laba atau rugi. 

Analisis Rasio 

Menyankut dua jenis perbandingan : 

1. Membandingkan rasia saat ini dengan rasia-rasia dimasa lalu. 

2. Membandingkan rasia-rasia suatu perusahaan dengan perusahaan lain yang sejenis. 

Teknik-Teknik Pengawasan Kuantitatif

Sebagian besar teknik-teknik pangawasan kuantitatif cenderung untuk menggunakan data khusus dan metoda-metoda kuantitatif untuk mengukur dan memeriksa kuantitas dan kualitas keluaran (output). Metoda-metoda kuantitatif tersebut terdiri dari : 

1. Anggaran (budget) 
2. Audit 
3. Analisa Break – Even 
4. Analisa Rasio 
5. Bagan dan teknik yang berhubung dangan waktu palaksanaan kegiatan 

Pengertian Anggaran 

Dalam Pengawasan Anggaran (budget) merupakan peralatan pengawasan yang digunakan sangat meluas baik dalam bisnis maupun pemerintahan. Penyiapan anggaran adalah suatu bagan intergal dari proses perencanaan, atau pernyataan rencana. 

Pengertian Anggaran 

Anggaran adalah laporan-laporan formal sumber daya-sumber daya keuangan yang disisihkan untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan tertentu selama periode waktu yang ditetapkan. 

Anggaran adalah bagian fundamental dari banyak program pengawasan organisasi. Selain menjadi alat perencanaan dan pengawasan anggaran juga merupakan alat utama untuk pengkoordinasian kegiatan-kegiatan organisasi. 

Pengawasan anggaran (buget control) adalah suatu sistem penggunaan bentuk-bentuk sasaran yang telah ditetapkan dalam suatu anggaran untuk mengawasi kegiatan-kegiatan manajerial, dengan melakukan pembandingan pelaksanaan nyata dan pelaksanaan yang direncanakan sebagai langkap pertama dalam pengawasan.

Pengawasan Anggaran dan Pusat-Pusat Tanggung Jawab 

Sistem pengawasan dapat dilakukan untuk memonitoring fungsi-fungsi atau proyek-proyek organisasional. Atas dasar bagaimana masukan dan keluaran itu diukur melalui sistem pengawasan, ada 4 (empat) tipe utama pusat-pusat tanggung jawab: 

Pusat Penghasilah (revenue centers) 

Pusat penghasilah (revenue centers) adalah satuan organisasi dimana keluaran diukur dalam bentuk moneter tetapi tidak secara langsung dibandingkan dengan biaya-biaya masukan. 

Pusat Biaya (expense centers) 

Pusat biaya (expens centers) adalah dimana masukan diukur melelui sistem pengawasan dalam ukuran moneter, tetapi keluarannya tidak. Sehingga anggaran akan diberlakukan hanya bagi porsi masukan dari pusat-pusat operasi. 

Pusat Penghasil Laba (profit center) 

Pusat Penghasil laba (profit center) adalah dimana pelaksanaan kegiatan diukur atas dasar perbedaan kuantitatifantarpenghasilan dan biaya. 

Pusat Investasi (investment center) 

Pusat Investasi (investment center), adalah dimana sistem pengawasan tidak hanya mengukur nilai moneter masukan dan keluar, tetapi juga menilai bagaimana keluaran bila dibandingkan dengan aktiva yang digunakan untuk memproduksiya. 

Proses Penyusunan Anggaran 

Proses penyusunan anggaran biasanya dimulai ketika manajer menerima hasil forecsat ekonomi, penjualan dan sasaran laba untuk tahun yang akan datang dari anajemen puncak. Forecast dan sasaran ini menjadi pedoman penyusuan anggaran. Dalam beberapa perusahaan, anggaran disusun paramanajer puncak tanpa atau sedikit konsultasi dengan manajer-manajer tingkat bawah. 

Bagaimanapun juga, penyusunan anggaran merupakan tanggung jawab manajer lini, yang mungkin mendapatkan bantuan informasi dan teknis staf kelompok perencanaan atau departemen anggaran. Banyak organisasi mempunyai departemen atau panitya anggaran formal, yang memainkan peranan kunci dalam perencanaan, pengkoordinasian dan pengawasan kegiatan-kegiatan. 

Henry L. Tosi menguraikan empat reaksi penting proses penyusunan anggaran, yaitu perilaku politisi, reaksi peran salah satuan-satuan anggaran, perkiraan kebutuhan yang berlebihan dan sistem informasi tersembunyi. 

Jenis-jenis Anggaran 

Anggaran-anggaran organisasi datap dibagi dalam dua kelompok : 

anggaran operasional (operational budgets) itu sendiri menunjuk barang dan jasa yang diperkiraan akan dikonsumsi oleh organisasi dalam periode anggaran, dan anggaran finansial (finansial budget) itu memuat perincian jumlah uang yang akan dikeluarkan organisasi dalam periode yang sama dan dari uang tersebut akan didapat. 

Penggunaan Anggaran Variabel 

Anggaran variabel adalah perkiraan yang menunjukan bagaimana tingkat biaya bervariasi sesuai dengan tingkat kegiatan atau keluaran. Sehingga anggaran variabel berguna dalam melakukan identifikasi dengan cara yang jelas dan realistik bagaimana biaya-biaya dipengaruhi oleh jumlah kegiatan yang dilaksanakan. 

Ada tiga jenis biaya yang harus dipertimbangkan bila menyusun anggaran variabel: 

1. Biaya tetap 
2. Biaya variabel
3. Biaya semi-variabel 

Manajer dalam menyusun anggaran variabel harus dapat mamisahkan unsur-unsur tetap dan variabel dari biaya total. 

Ada tiga cara yang dapat digunakan untuk maksud tersebut: 

1. Perkiraan langsung 
2. Metode titik tertinggi dan terendah 
3. Metode korelasi 

Anggaran variabel memerlukan biaya yang lebih mahal dalam penyiapannya. 

Metoda-Metoda Pengawasan 

Anggaran Khusus Planning-Programing-Budgeting Systems (PPBS) 

PPBS digunakan untuk membantu manajemen dalam melakukan identifikasi dan penghapusan program-program yang memakan biaya yang cendeung menyalin program-program lain dan memberikan suatu peralatan analisa benefits & costs setiap program atau kegiatan. 

Unsur-unsur penting PPBS meliputi sebagai berikut : 

1. Pelaksanaan analisa dan spesifikasi tujuan-tujuan dasar dalam setiap kegiatan utama atau lingkupan program 
2. Pelaksanaan analisa keluaran setiap program dalam bentuk tujuan-tujuan khusus 
3. Pengukuran biaya total program untuk beberapa tahun dimuka 
4. Penentuan alternatif-alternatif yang paling efetkif dalam pencapaian tujuan-tujuan dasar pada biaya terkecil 
5. Pelaksanaan implementasi PPBS dalam bentuk yang sistematik dan teratur sehingga keputusan-keputusan anggaran di waktu yang akan datang menjadi sasaran analisa sejenis berikutnya 

Zero-Base Budgeting (ZBB) 

ZBB membagi program-program suatu organisasi menjadi “paket keputusan”, yang terdiri dari tujuan, kegiatan, dan sumber daya yang digunakan, biaya hitung “dari permulaan”, seperti bila program belum pernah ada. 

Teknik ini sangat sederhana dalam konsep, tetapi dalam praktek jauh lebih komplek dan sulit. Setiap program atau paket keputusan harus diperlakukan sebagai dasar analisa benefit-cost. Ada tiga segi utama ZBB : 

1. Perumusan paket keputusan yang merugikan kegiatan, biaya dan keputusan dan kegunaan setiap satuan organisasi secara individual 
2. Penyusunan rangking kegiatan-kegiatan yang telah dilakukan organisasi dan stu-satunya dalam urutan prioritas 
3. Pengalokasian sumber daya-sumber daya atas dasar rangking kegiatan, dimulai dari rangking pertama sampai biaya yang dikeluarkan tidak menguntungkan lagi atau sampai dana yang tersedia habis 

Dengan sistem ini, program-program berprioritas rendah dapat dikurangi atau dihilangkan. 

1. Akuntansi Sumber Daya Manusia (ASDM) 

Human-resource accounting (HRA),selanjutnya disebut juga dengan akuntansi sumber daya manusia (ASDM), bermaksud memperlakukan biaya-biaya yang cukup berarti dari penarikan, latihan, dan pelayanan unsur manusia sebagai suatu investasi jangka panjang dalam sumber daya manusia pada laporan keuangan. 

ASDM menunjukan dan menekan arti pentingnya sumber daya manusia-karyawan berpengetahuan tinggi, terlatih dan loyal dalam suatu proses pencapaian penghasilan dan total aktiva perusahaan. ASDM mencangkup konsep sumber daya manusia sebagai suatu aktiva, penentuan biaya investasi, dan biaya yang telah digunakan (expired), dan dalam beberapa hal memperkirakan dan menyarankan pemeliharaan atas nilai ekonomis manusia dalam organisasi. 

2. Penggunaan Pemeriksaan Akuntan (Auditing) untuk Pengawasan 

Metode pengawasan efektif lainnya adalah dengan menggunakan pemeriksaan akuntan (auditing), yaitu suatu proses sistematik untuk memperoleh bukti secara obyektif tentang pernyataan-pernyataan berbagai kejadian antara pernyataan-pernyataan tersebut dengan kriteria yang telah ditetapkan, dan penyampaian hasil-hasilnya kepada para pemakai yang berkepentingan. 

Alat pengawasan ini dapat dibagi menjadi tiga kategori : 

1. Pemeriksaan akuntan publik (audit akstern) 
2. Pemerksaan intern (audit intern) 
3. Audit manajemen 

Untuk mencapai tujuannya, pemeriksaan intern melaksanakan kegiatan-kegiatan berikut : 

• Pemeriksaan dan penilaian terhadap baik tidaknya pengendalian akuntansi dan pengendalian administrasi dan mendorong pengunaan cara-cara efektif dengan biaya minimum. 
• Menentukan sampai seberapa jauh pelaksanaan kebijakan manajemen atas dipatuhi. 
• Menentukan sampai seberapa jauh kekayaan perusahaan dipertanggung jawabkan dan dilindungi dari segala macam bahaya kerugian 
• Menentukan dapat dipercaya tidaknya informasi yang dihasilkan oleh berbagai bagian di dalam perusahaan. 
• Memberikan rekomendasi perbaikan kegiatan-kegiatan perusahaan. 

3. Analisa Break – Even 

Analisa “break-even” adalah peralatan yang berguna untuk menjelaskan hubungan biaya, volume, dan laba. Analisa ini menggunakan konsep yang sama seperti dalam peyiapan anggaran variabel. Analisa break-even menganalisa dan menggabarkan hubungan biaya dan penghasilan untuk menentukan pada volume berapa (penjualan atau produksi) agar biaya total sama dengan penghasilan total sehingga perusahaan tidak mengalami laba atau rugi. 

Analisa break-even dapat digunakan manajer baik sebagai alat bantu pembuatan keputusan maupun sebagai alat pengawasan. Sebagai alat bantu pembuatan keputusan, analisa break-even dapat dipakai untuk : 

• Penentuan volume penjualan minimum yang dibutuhkan untuk menghindari kerugian
• Penentuan volume produksi dan penjualan minimum yang dibutuhkan untuk mencapai sasaran laba yang telah ditetapkan 
• Penyediaan data dalam pembuatan keputusan penambahan atau pengurangan jenis produk 
• Pembuatan keputusan menaikan atau menurunkan harga. 

Beberapa Keterbatasan Analisa Break-Even Beberapa anggapan yang sulit dipenuhi dalam praktek, antara lain : 

• Variabilitas biaya akan mendekati pola tingkah laku yang diramalkan. 
• Harga jual produk tidak berubah-ubah 
• Kapasitas produksi pabrik secara relatif konstan 
• Harga faktor-faktor produksi tidak berubah 
• Efisiensi produksi tidak berubah 
• Perubahan besarnya persediaan tidak berarti 
• Biaya-biaya dapat dipisahkan menjadi biaya-biaya tetap dan biaya-biaya variabel 

Analisa Rasio Keuangan 

Prestasi dan kondisi keuangan suatu perusahaan perlu dinilai dengan ukuran-ukuran tertentu. Ukuran yang sering kali dipergunakan adalah rasio (ration) atau indeks, yang menunjukan hubungan antara dua data keuangan. Analisa rasio keuangan akan memberikan penilaian atas dasar data dan informasi yang diperoleh dari laporan keuangan, yang ditunjukan dalam bentuk rasio-rasio atau prosentase. Ada empat tipe dasar sebagai berikut : 

1. Rasio likuiditas 
2. Rasio leverage 
3. Rasio aktivitas 
4. Rasio profittabilitas 

Penggunaan Bagan Gantt, PERTDAN CPM dalam Pengawasan 

Scheduling adalah istilah yang digunakan untuk perencanaan penjadwalan (waktu) dan urutan penggunaan sumber daya phisik dan manusia dan untuk kegiatan-kegiatan operasional suatu organisasi. 

Bagan Gantt 

Metode paling terkenal dan tertua dalam proses perencanaan dan pengawasan yang berhubungan dengan waktu adalah bagan gantt (gantt chart). Bagai ini dikembangkan oleh Henry L. Gantt dalam tahun 1900-an. 

Bagan gantt dapat didefinisikan sebagai suatu bagain yang mempunyai keluaran di suatu sumbu dan satuan di sumbu yang lain serta menunjujan kegiatan dalam hubungan antar setiap kegiatan dan dalam hubungannya dengan waktu. 

Dari bagan manajer dapat melihat apakah suatu proyek sedang dikerjakan, telah selesai, atau belum dikerjakan. 

Program Evaluation and Review Techique (PERT) 

PERT dikembangkan dalam tahun 1950-an oleh Angkatan Laut Amerika Serikat dengan bantuan perusahaan konssultan manajemen Bozz, Allen & Hamilton. 

PERT merupakan metode analitik yang dirancang untuk melakukan sheduling dan pengawasan proyek-proyek yang bersifat kompleks dan yang memerlukan kegiatan-kegiatan tertentu yang harus dijalankan dalam urutan tertentu dan dibatasi oleh waktu. Penentuan waktu dan urutan adalah pertimbangan utama dalam penggunaan jaringan atau aliran rencana PERT. 

Aliran kerja ini terdiri dari serangkaian peristiwa dari kegiatan yang saling berhubungan. Komponen-komponen jaringan PERT adalah : Peristiwa (event) Kegiatan (activity) Waktu kegiatan (activity time),

dibagi menjadi tiga estimasi waktu penyelesaian kegiatan, yaitu: 

1. Waktu optimis (To) 
2. Waktu realistik (Tm)
3. Waktu pesimis (Tp)

Langkah-langkah penyusunan jaringan PERT : 

1. Pengidentifikasian dan penentuan komponen-komponen kegiatan yang harus dilaksanakan 
2. Penentuan urutan 
3. Penganalisaan estimasi waktu kegiatan yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap kegiatan dan keseluruhan proyek 
4. Pencarian jalur krisis (criticalpath) 
5. Perbaikan rencana mula-mula melalui jaringan kerja 
6. Pengawasan proyek

Bagikan Artikel ini